Article 34 : Le conseil désigne au préalable avant l’élection de sa liste, et en son sein un
président, un vice–président, un secrétaire général , un trésorier, et un économe.
Le président est chargé notamment de convoquer et de présider le conseil d’administration.
Le secrétaire général est notamment chargés de rédiger les procès–verbaux, de veiller à la conservation des documents.
Le secrétaire général tient le registre des membres, y inscrit les modifications et veille à déposer la mise à jour au greffe du tribunal de commerce dans le mois de la date anniversaire du dépôt des statuts. Il procède aux autres dépôts obligatoires au greffe du tribunal de commerce.
Le trésorier est notamment chargé de la tenue des comptes, de la déclaration à l’impôt, des formalités pour l’acquittement de la taxe sur le patrimoine et de la T.V.A.
L’économe est chargé de la tenue et la gestion du matériel dans tous ses aspects.
Après élection, le CA nomme les chefs et membres de cellules de gestion quotidienne. Leurs attributions sont définies dans le règlement d’ordre intérieur.
En cas d’empêchement temporaire du président, ses fonctions sont assumées par le vice–président ou par le plus haut gradé des administrateurs présents.
Article 35 : Les membres du conseil peuvent se faire représenter par un autre administrateur porteur d’une procuration écrite et dûment signée. Un administrateur ne peut être porteur que d’une seule procuration.
Article 36 : Le conseil délibère valablement si plus de la moitié des administrateurs sont présents ou représentés.
Les décisions du conseil sont prises à la majorité absolue des voix des administrateurs présents et représentés. Les votes blancs, nuls ainsi que les absentions ne sont pas pris en compte pour le calcul des majorités. En cas de partage de voix, celle du président ou de l’administrateur qui le remplace est prépondérante. Tout administrateur qui a un intérêt opposé à celui de l’association ne peut participer aux délibérations et au vote sur ce point de l’ordre du jour.
Article 37 : Le conseil d’administration est convoqué par le président ou, en cas d’empêchement, par un autre administrateur. Il se réunit au moins une fois par semestre.
La convocation au conseil d’administration est envoyée par lettre ordinaire confiée à la poste ou remise de la main à la main ou par courrier électronique au moins huit jours avant la date fixée pour la réunion du conseil. Elle contient l’ordre du jour.
Le conseil d’administration ne délibère que sur les points inscrits à l’ordre du jour. Exceptionnellement, un point non inscrit à l’ordre du jour peut être débattu si les deux tiers des membres présents et représentés marquent leur accord.
Les décisions du conseil d‘administration sont consignées dans un registre des procès–verbaux. Les procès– verbaux sont rédigés par le secrétaire du conseil d’administration ou, en cas d’empêchement, par un autre administrateur désigné à cet effet par le conseil d’administration. Ils sont signés par le président et le secrétaire et conservés dans un registre au siège social de l’association.
Dans des cas exceptionnels, lorsque l‘urgence et l‘intérêt de l‘ASBL le requièrent, les décisions du conseil d‘administration peuvent être prises sans réunion mais avec l‘accord écrit unanime des administrateurs. A cet effet, il faut l‘accord unanime préalable des administrateurs d‘appliquer un processus décisionnel écrit. Le processus décisionnel écrit suppose en tout cas une délibération préalable par e–mail, par visioconférence ou par téléconférence.